A segurança eletrônica é um mercado que está em grande expansão no Brasil e o crescimento é comprovado por números. Encontramos neste meio empresas que estão iniciando suas atividades bem como aquelas que possuem história de longa data. Contudo, indiferente do porte da empresa e do seu histórico, todas convergem no objetivo de serem lucrativas e competitivas.

Assim é cada vez mais comum ouvirmos nos ambientes empresariais a expressão “definição de processos”. E não é por acaso. Os gestores entendem a necessidade de buscar uma estratégia que solucione os problemas da empresa combinando dois fatores: otimização de tempo e qualidade no produto/serviço final oferecido.

Conceito teórico
Segundo o Guia BPM CBOK Definição de Processos consiste em “uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar (ou projetar), executar, medir, monitorar e controlar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar consistência e resultados alinhados aos objetivos estratégicos da organização, envolvendo, ainda, com ajuda de tecnologia, formas de agregar valor, melhorias, inovações e o gerenciamento dos processos ponta a ponta, levando a uma melhoria do desempenho organizacional e dos resultados de negócios”.

 Na prática das empresas
Apesar das diferenças de região, público e dinâmica do mercado, a estrutura básica das empresas de segurança é semelhante. Comercial, técnico, operacional, financeiro/administrativo – por mais que não estejam formalizadas – são as áreas mais comuns. E mais do que existirem, elas precisam de informações umas das outras para se manterem ativas.

Boa parte dessas informações estão controladas em planilhas – isso quando são. Outras passam longe de qualquer registro e os dados ficam armazenados apenas nas anotações informais ou na memória do colaborador: grande perigo para que tudo seja perdido inclusive a confiabilidade do serviço prestado.

 Acontece, mas não deveria
O vendedor realiza uma venda ao cliente. Assim que confirmada, tem que acionar o setor técnico para realizar a instalação. Este por sua vez, mobiliza o estoque e também o financeiro para faturar o valor dos equipamentos ao cliente. Tudo parece correr bem se não fosse o repasse errado de informações no início do processo. Aí forma-se uma sequência de erros e problemas que culminaram no descontentamento do cliente: instalação inadequada, cobrança fora do acordado, falta de um contrato de prestação de serviços – essencial para monitorar as cobranças e a vigência do serviço. Problema de relacionamento com o cliente e prejuízo para sua empresa.

Está nítido nesse caso a falta de organização e de comunicação entre diferentes setores. Está nítido também a falta de processos estabelecidos.

 Tudo amarrado
Por outro lado, há empresas que controlam seus negócios na tela de um computador ou de um smartphone. Por trás do equipamento eletrônico está um software, também conhecido como Sistema de Gestão Integrado (ERP), que gerencia e cruza informações de todas as movimentações da empresa.

Neste sentido é notória a diferença entre os que controlam seus resultados através de um ERP e os que ainda utilizam anotações manuais em cadernos ou planilhas. Com um software, o gestor integra todos os processos de diferentes setores e passa a gerenciar a empresa de forma ágil e segura.

Não por acaso relatos de empreendedores que modernizaram a gestão por meio de um sistema são cada vez mais comuns nos ambientes e eventos do segmento. O discurso pode ser distinto, mas a essência é a mesma: a importância da otimização do tempo, da qualidade do produto ou serviço prestado, da dinamização dos processos – tudo amarrado, em nome da boa gestão.

 

Sobre o autor
Jean Carlos Frasson
Divide a formação em bancos acadêmicos – graduado e pós graduado em Contabilidade – e bancos de automóveis: viajou por mais de 5 anos por todo o Brasil prestando consultoria e implantando o software ERP específico para gestão de empresas de segurança. Tem bagagem de sobra quando o assunto é gestão deste segmento e agora, compartilha com todos nós!

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