Muitas empresas de segurança se orgulham da história que construíram. São anos de trabalho que formaram sua reputação no meio em que estão inseridas. Um trajeto que exigiu adaptações, mudanças e, por que não, um novo jeito de fazer gestão.
Uma das áreas mais impactadas nesta evolução foi o financeiro. Mas ele, que é o início e o fim de qualquer atividade da empresa, nem sempre foi impactado positivamente nesse processo.
Como na história de duas colaboradoras de uma empresa de segurança que viravam a noite – junto de duas pizzas, duas máquinas de escrever e uma caixa de formulário contínuo – para datilografar cerca de 700 notas fiscais de cobrança mensal dos clientes. E depois disso, ainda era necessário refazer parte do processo no sistema do banco para gerar boletos. Imagine a quantidade de erros que esse processo estava suscetível!
Ok, essa época passou, as notas são agora eletrônicas, mas ainda existem empresas que geram as notas no site da prefeitura, uma a uma.
E se a empresa crescer, quantos colaboradores serão necessários para executar uma operação tão simples?
O fato é que, para muitas empresas, o financeiro ainda é visto como um departamento operacional, focado em ações burocráticas e rotineiras e não como um importante aliado estratégico, fonte de dados relevantes que podem validar ou não decisões do negócio.
De que lado seu financeiro está?
OPERACIONAL
- Inclui os clientes no sistema de monitoramento;
- Faz orçamentos em planilhas;
- Envia remessas e processamento dos retornos;
- Envia segunda via de boletos e notas fiscais;
- Permite a saída de produtos do almoxarifado sem a devida cobrança;
- Cobra, suspende e cancela clientes inadimplentes com a sua devida suspensão no serviço de monitoramento.
ESTRATÉGICO
- Sabe a margem de lucro do negócio;
- Identifica o custo de aquisição dos clientes;
- Monta a precificação do serviço;
- Entende o churn (cancelamentos de contratos pelos clientes);
- Contribui com ideias de novos serviços e produtos ou melhoria nos existentes;
- Apresenta o fluxo de caixa;
- Faz o planejamento orçamentário da empresa;
- Indica o que é preciso fazer para reduzir custos.
Os enroscos do Financeiro Operacional
Tudo feito de forma manual
O trabalho manual sempre gera erros, além de criar a necessidade de um time cada vez mais inchado.
Não ter métricas financeiras ou demorar para consegui-las
As métricas são importantes para mostrar os resultados lançados e a direção para onde vai a empresa. E precisam ser geradas rapidamente.
Não reajustar contratos
Ano após ano fatores econômicos mudam e é preciso adequar a realidade dos contratos existentes. Contratos antigos e defasados criam ainda mais resistência em novas vendas, pois consumidores conversam entre si e o assunto pode ser o preço do serviço de sua empresa.
A ausência de padrões definidos
Quando não há regras claras, vendedores e técnicos executam ações que não condizem com a regra do negócio, tornando o trabalho do financeiro um caos.
Financeiro não integrado ao monitoramento/rastreamento
Clientes que estão no sistema de monitoramento, mas não estão no financeiro. A empresa presta o serviço, mas o cliente não paga. Há também a situação inversa: cliente está sendo cobrado, mas não usufruía do monitoramento. Tudo isso porque os dois sistemas não estão integrados, gerando um grande problema financeiro e de relacionamento para a empresa.
6 frentes para tornar o financeiro estratégico
1º| Crie processos para adesão de novos clientes
As regras de preços, condições de pagamento e opções de cobrança mensal precisam estar claramente definidas e seguidas pelos vendedores. Isso evita acordos mirabolantes que trazem ônus para empresa.
Os processos burocráticos e que geram custos, como o aceite da proposta de orçamento, podem ser feitos de forma digital, sem deslocamentos e troca de papéis, gerando enorme economia. O mesmo pode ocorrer na assinatura dos contratos.
IMPORTANTE:
Mapear e documentar os processos permite deixá-los claros, rápidos e sem dúvidas para quem for executá-los.
2º| Integre setores estratégicos
A área técnica e o almoxarifado devem estar integrados ao financeiro para acabar com a possibilidade de serviços serem prestados e produtos destinados aos clientes sem nenhuma nota fiscal ou cobrança.
Prejuízo na certa!
Além disso, alinhe com o comercial a coleta de dados do cliente junto com o vendedor que fazer o cadastro do cliente no monitoramento ou do veículo no rastreamento, reduzindo casos com dados errados e retrabalho.
3º| Automatize a cobrança
Bancos digitais evoluíram em soluções que permitem que o registro de títulos (que passou a ser obrigatória pela Febraban) e o processamento de seus retornos seja feito de forma automática, sem a necessidade de envio e recebimento de arquivos entre a empresa e o banco.
Assim, consegue-se evitar o trabalho de gerar várias remessas durante o dia bem como o acesso diário ao site do banco para baixa e processamento dos pagamentos.
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4º| Crie regras de prazo
Outra ação necessária é definição de regras de prazo para suspensão ou cancelamento. Evite maquiar sua receita esperada – cliente ativos gerando apenas inadimplência não geram receita para a empresa.
5º| Invista no time
Além de criar processos, capacite sua equipe. Somente pessoas com qualificação e fácil entendimento terão sucesso. O financeiro trabalha diretamente, por exemplo, com a contabilidade e instituições bancárias – quanto maior a experiência e a compreensão de todo ambiente melhor a eficiência do departamento.
O treinamento e a melhoria contínua são imprescindíveis para manter os colaboradores qualificados. Temos, a todo momento, alterações fiscais vindas dos âmbitos municipais, estaduais e federais, bancos em processo de mudança de operações financeiras e novas tecnologias que entram na área.
Leia: Se você não entende de pessoas, não entende de negócios.
Uma equipe atualizada vai absorver os problemas mais rapidamente e com menos custos à empresa.
6º| Use a tecnologia
Sem tecnologia, os processos ficam cada vez mais manuais e sujeitos a falhas. Todo trabalho repetitivo, em algum momento, pode ser automatizado, fazendo com que as pessoas envolvidas apenas validem o que foi executado e não gastem muito mais tempo e esforço em sua execução.
Impactos do uso da tecnologia no financeiro de uma empresa de segurança
- O processo é automatizado e ganha velocidade, pois não depende exclusivamente de uma pessoa e reduz erros operacionais;
- Os vendedores saem a campo com regras pré-estabelecidas pela administração e podem focar na venda, sem se preocuparem com a burocracia pós-vendas;
- Ao mesmo tempo, os vendedores podem acompanhar suas vendas até a fase final de instalação, para gestão da sua carteira;
- O faturamento é imediato;
- O cliente é atendido de forma mais rápida, assertiva e sem sustos entre a contratação e a cobrança;
- Integração com o sistema de monitoramento e rastreamento, evitando cobranças indevidas ou prestação de serviços sem o pagamento.
