Certamente, você já deve ter ouvido: “Os dados são o novo petróleo”. Mas você gerencia sua empresa realmente embasado em dados? Mesmo uma planilha elaborada no Excel não contém todas as informações de que você precisa. 

Negócios promissores fecham as portas por falta de previsibilidade, e talvez você já tenha adotado estratégias genéricas, mas os resultados não vieram. Aqui está o ponto: o crescimento segue padrões definidos. 

Sua rotina hoje envolve: gerar orçamentos, fechar vendas, elaborar contratos, comprar equipamentos, abrir ordens de serviço, entregar equipamentos, imprimir as ordens de serviço, finalizar as instalações, faturar, alimentar contas a receber e controlar o recebimento recorrente dos clientes — tudo isso enquanto gerencia planilhas ou softwares distintos, certo? Já parou para pensar que é possível automatizar tudo isso? 

O segredo está em integrar todas essas etapas em uma única plataforma, de forma simples e dinâmica. 

E agora eu pergunto: além do essencial, como você gerencia o “a mais”? Sugiro que você reflita sobre os pontos abaixo: 

Quantos clientes você perdeu e por quê x quantos entraram?  

Entenda quantos clientes entraram e quantos saíram da sua carteira. Isso representa e identifica a causa das perdas – seja concorrência, preço ou atendimento. Só assim você pode agir e reverter a situação.  

Qual a frequência de abertura de OS dos novos clientes?  

Identifique os clientes que mais abriram OS nos últimos três meses, entenda os motivos por trás dessas OS e aja na causa do problema. Em vez de apenas apagar incêndios, foque na prevenção. 

Você controla o tempo de execução de cada OS?  

Após a venda, o cliente quer o serviço “para ontem” e o vendedor gosta de desafios e promete rapidez. No entanto, o que realmente importa é o prazo médio de instalação. Essa informação alinha expectativas e evita problemas.  

Quais são os produtos que você não está cobrando nas manutenções corretivas?  

Deu problema no cliente, tenho certeza de que sua prioridade é resolver e a análise do motivo fica para depois. Eu tenho (quase) certeza de que essa análise não é feita, e é de extrema importância. Pode ser, por exemplo, um lote com defeito e você consegue resolver com fornecedor. 

Como você gerencia o estoque de novos, usados e que estão no cliente?  

Gerenciar a entrada e saída dos equipamentos parece básico, mas, muitas empresas não controlam. Tão importante quanto saber, é poder controlar o estoque por tipos: novos, usados, por técnico e locados no cliente. Ter essa informação faz com que você saiba inclusive, o montante de equipamentos que estão com terceiros.  

Como você visualiza os saldos financeiros da empresa?  

Saber o saldo de todas as contas é essencial. Mas visualizar o saldo de todas, confrontá-lo com as previsões de contas a receber e a pagar e conseguir programar a negociação com o fornecedor para o melhor dia do vencimento é imprescindível.  

Quem é o responsável pela planilha de receitas e despesas?  

Essa planilha, tenho certeza de que você tem, assim como sei do trabalho que dá para alimentá-la. Saber receitas e despesas é o básico. Agora, entender uma despesa que esteja acima do previsto e conseguir, de forma rápida, identificá-la, calibrá-la e “fechar a torneira” é um nível acima.  

Quais dados você leva em consideração para análise de lucro ou prejuízo de cada cliente?  

Saber quanto esse cliente paga é importante, contudo, você precisa ter certeza quais os custos ele te traz. Analisar apenas qual o valor da mensalidade ou a quantidade de OS atendidas sem cobrança ou custos de deslocamentos não são suficientes. Você precisa confrontar o valor pago, com todos esses custos para avaliar a real rentabilidade do cliente. 

Em Resumo: 

As empresas que crescem de forma acelerada acabam ficando desorganizadas, sem números para a tomada de decisão, e se perdem no processo ou acabam contratando pessoas, acreditando que isso resolverá o problema, quando, na verdade, o que precisam é de um ERP específico que gerencie esse fluxo. 

Fazer o básico, todo mundo faz, independentemente da forma. Porém, quem irá se destacar, trabalhar com previsibilidade e se tornar competitivo é quem está acima da média, buscando dados que antes nem sabia que precisava ter. 

DE GESTOR PARA GESTOR:  

Quem opera no escuro vive em um eterno looping, se arriscando na sorte, sem entender o motivo da situação atual, enquanto as empresas que utilizam um software específico para seu segmento continuam crescendo, mesmo com desafios, baseando sua gestão em dados. 

Atualmente, a Inside conta com o Service e o EuGestor, ambos ERPs voltados para o segmento de segurança eletrônica, que integram todos os departamentos, seguindo os fluxos citados acima. Com base na expertise criada nesses 23 anos de mercado, esse fluxo alimenta relatórios que trarão os dados necessários para a tomada de decisão. 

Esteja a frente do seu concorrente. Com a Inside você resolve seus problemas com relatórios de gestão e também evolui. 

Colaborou 

Elisana Bellocchio – Head de Vendas da Inside Sistemas